Datenschutzinformation für die Antragsstellung und Projektabwicklung im IZKF-Tool

Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Antrags- und Projektdaten nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Gemäß den Vorgaben des Art. 13  der  Datenschutz-Grundverordnung  (DSGVO)  informieren  wir  Sie hiermit über  die Verarbeitung der  von  Ihnen  im  Rahmen  der Antragstellung für ein IZKF Förderverfahren und Projektabwicklung übermittelten sowie ggf. von  uns  erhobenen personenbezogenen  Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um  zu gewährleisten,  dass  Sie  in  vollem  Umfang  über  die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Antragsverfahren informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

  1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Das IZKF-Antragstool dient der Abwicklung von Anträgen und Projekten im Förderprogramm des IZKF (Junior Projects und Advanced Projects) inkl. Antragstellung, Begutachtungsverfahren, Projektcontrolling und Follow-Up.

 

  1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IZKF – Geschäftsstelle

Krankenhausstr. 12

91054 Erlangen

 

Anne Reichel

Email: anne.reichel@uk-erlangen.de

Telefon: 09131 85-46842

 

Dr. Katrin Faber

Email: katrin.faber@uk-erlangen.de

Telefon: 09131 85-46841

 

  1. Kontaktdaten der betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Norbert Gärtner

Schloßplatz 4

91054 Erlangen

Email: norbert.gaertner@fau.de

Telefon: 09131 85-25860

 

  1. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir  verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im  Einklang  mit  den  Bestimmungen  der europäischen  Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)  und  dem  Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Das Interdisziplinäre Zentrum für Klinische Forschung (IZKF) ist das zentrale Instrument der Forschungsförderung an der Medizinischen Fakultät der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Über das Tool werden von den Antragstellern Anträge für die Förderverfahren Erstantragstellerprogramm (Junior Projects) und Normalprojekte (Advanced Projects) eingereicht. Die IZKF-Geschäftsstelle prüft die Anträge und bereitet die Begutachtung vor, die über das Tool läuft. Gutachter aus den Gremien des IZKF haben Zugriff auf die Anträge im Tool und können dort ihre Gutachten direkt eintragen. Sie erhalten die Gutachtenanfragen und Erinnerungsmails als automatisierte Emails aus dem Tool. Das Bewilligungsverfahren läuft anschließend über das Tool. Über das Tool werden auch automatisierte Mails zu Projektbeginn, Projektende und Follow-Up verschickt sowie im Rahmen der vorangegangenen Antragseinreichung. Projekte können im Projektverlauf Dokumente hochladen sowie Unterlagen und Daten im Rahmen des Follow-Ups (Publikationen, Drittmitteleinwerbungen und Karriereentwicklung) hochladen.

Beiratsordnung des IZKF in der Fassung vom 14.06.2004

Geschäftsordnung des IZKF Erlangen in der Fassung vom 27.02.2018

Statuten des IZKF Erlangen in der Fassung vom 01.10.2016

 

  1. Kategorien der personenbezogenen Daten

Wir  verarbeiten nur  solche Daten,  die im  Zusammenhang mit  Ihrer  Antragsstellung und der Projektabwicklung stehen.

Antragsteller und Gutachter

  • Anrede
  • Titel
  • Namen
  • E-Mail
  • Telefon
  • Benutzername
  • Geburtsdatum
  • Institution
  • Adresse geschäftlich
  • Absolviertes Studium
  • Datum der Dissertation
  • Nachgewiesene Erziehungszeiten

 

  1. Kategorien der betroffenen Personen
  • Wissenschaftler und Mediziner (darunter auch Habilitanden, Habilitierte, Professoren) der Medizinischen Fakultät an der FAU (Mitarbeiter der FAU und des UKER, ggf. bei Antragstellung noch extern Beschäftigte, betrifft möglicherweise Junior Projects)
  • Professoren anderer Universitäten/ Kliniken als Mitglieder des Externen Wissenschaftlichen Beirats des IZKF

 

  1. Kategorien der Empfänger von personenbezogenen Daten
Empfänger Anlass der Offenlegung
Mitarbeiter der Life@FAU Geschäftsstelle/ Life@FAU Leitungsgremium Antragsprüfung, Download von Dokumenten, Erstellung eines Antragsbandes aus den hochgeladenen Antragsunterlagen, Einblick auf alle Nutzer des Tools (Profildienst) und alle Gutachten
Mitglieder der IZKF-Gremien inkl. Vorsitzende Mitglieder werden den bestimmten Verfahren zugewiesen, erhalten Einblick auf alle Anträge im zugewiesenen Verfahren, erhalten aber auch nur Einblick auf ihre selbst eingereichten Gutachten.
Berichterstatter Pro Antrag wird aus dem Kreis der Gutachter ein Berichterstatter zugeordnet. Dieser hat Zugriff auf alle Gutachten zum Antrag, diese sind anonymisiert.
Forschungsreferent der Medizinischen Fakultät Die Forschungsreferentin der Medizinischen Fakultät hat Leserechte für die Anträge der einzelnen Verfahren.

  

  1. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

 

  1. Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Ihre  personenbezogenen  Daten  werden  von  uns  nur  so  lange  aufbewahrt,  wie  dies vernünftigerweise  von uns  als  nötig  erachtet  wird,  um  die  unter  Abschnitt 4 genannten  Zwecke  zu  erreichen. 15 Jahre nach Ende der Förderperiode werden die Daten abgeglichen und nicht mehr aktive Nutzer werden aus dem System gelöscht. Pro Projekt-Kohorte werden die jeweiligen Daten für 5 Jahre nachverfolgt (Projektlaufzeit plus 1,5 Jahre Follow-Up der Projekte). Da für die Statistiken immer die letzten drei Kohorten dargestellt werden, ergibt sich eine Speicherdauer von 15 Jahren.

 

  1. Ihre Rechte

Jede  betroffene  Person  hat  das  Recht  auf  Auskunft  nach  Art.  15  DSGVO,  das  Recht  auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung  der  Verarbeitung  nach  Art.  18  DSGVO, das  Recht  auf  Mitteilung  nach  Art.  19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht  rechtmäßig  erfolgt.  Das  Beschwerderecht  besteht unbeschadet  eines  anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7  DSGVO berechtigt,  die  Einwilligung in  die Verwendung  Ihrer  personenbezogenen  Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon  betroffen  sind Verarbeitungen,  die  vor  dem  Widerruf  erfolgt  sind.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

 

  1. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

 Die  Bereitstellung  Ihrer  personenbezogenen  Daten  im  Rahmen  Ihrer Antragseinreichung erfolgt freiwillig. Wir können eine Ihren Antrag nur prüfen, annehmen und weiterbearbeiten,  sofern  Sie solche  personenbezogenen  Daten angeben,  die  zur  Bearbeitung  Ihres Antrages und Projektes notwendig sind.