Projektabwicklung

1. Aus dem Budget können die für das Projekt notwendigen Sachausgaben bestritten werden, Investitionen können in Ausnahmefällen in Rücksprache mit der Geschäftsstelle bezahlt werden.
2. Das genehmigte Verbrauchsmittelbudget wird kalenderjährlich zugewiesen, bei unterjährigem Projektbeginn zeitanteilig.
3. Restmittel aus dem Vorjahr werden auf das Folgejahr übertragen (maximal in Höhe des Budgetbetrag eines Jahres). Ebenso ist in Rücksprache mit der IZKF-Geschäftsstelle ein Vorgriff auf Mittel des Folgejahres möglich.
4. Eine Budgetübersicht wird monatlich an die Projektleiter, Dispositionsberechtigten und Budgetempfänger verschickt. Auf Anforderung sendet die IZKF-Geschäftsstelle einen Einzelpostenbericht zu.
5. In begründeten Ausnahmefällen kann über die IZKF-Geschäftsstelle beim Vorsitzenden des Vorstands eine Budgetaufstockung in Höhe von bis zu 20% des Jahresbudgets beantragt werden.

 

Abwicklung von Bestellungen

Das IZKF ist eine Einrichtung des Klinikums, daher sind Bestellungen entsprechend den Regelungen des Klinikums abzuwickeln. Dem Teilprojektleiter kommt demnach ein Dispositionsrecht zu, welches ihn dazu berechtigt, interne Festlegungen über Art, Zeitpunkt und Umfang der Mittelverwendung zu treffen und interne Aufträge zu erteilen (Bestellanforderungen an den Einkauf >Mb<). Die Befugnis rechtswirksame Verträge abzuschließen (Aufträge an externe zu erteilen) oder rechtswirksame Zusagen zu geben, ist mit der Dispositionsbefugnis nicht verbunden. Diese Obliegenheit fällt ausschließlich in die Kompetenz des Verwaltungsdirektors und seiner von ihm autorisierten Mitarbeiter.

Daraus ergibt sich folgender Ablauf:

1. Die benötigten Verbrauchsmittel sind pro Lieferant separat auf der Bestellanforderungen mit Anzahl, Einheit, Artikelbezeichnung, Lief. Art. Nr. und Preis sowie evtl. (insbes. bei Instituten) Rabatten zu erfassen. Evtl. Angebote sind beizufügen. Außerdem sind auf der Bestellanforderung zu vermerken: Besteller mit Lieferadresse, Telefonnummer, Datum, Lieferant mit Adresse sowie Projekt und Kostenstelle.
2. Die Original-Bestellanforderung wird direkt an die Materialwirtschaft (Mb) geschickt. Dort wird die Bestellung beim Lieferanten ausgelöst. und wird von dort ausgelöst.
3. Die Lieferung der Ware erfolgt direkt an die angegebene Lieferadresse durch a) die Firma oder b) die Logistikzentrale des Klinikums in Frauenaurach.
4. Sofern die Lieferung durch die Firma selbst erfolgte, wird die Rechnungen mit einer gelben Allonge versehen. Auf der Allonge den Eingang der Lieferung sowie die rechnerische Richtigkeit vermerken und an die IZKF-Geschäftsstelle senden. Dort wird die Rechnung fristgemäß zur Zahlung angewiesen. Sofern die Lieferung durch die Logistikzentrale vorgenommen wurde, erfolgt die Kontrolle der richtigen Lieferung durch die Mitarbeiter der Logistikzentrale und wird aufgrund eines SAP-Eintrags der Logistikzentrale (Lieferschein) von der Buchhaltung bezahlt. In diesem Fall wird die Rechnung nicht an den Besteller versandt.
5. Im Fall einer Falschlieferung nimmt der Besteller selbst direkt mit der Lieferfirma Kontakt auf und sendet den Artikel zurück bzw. veranlasst die Abholung.
6. In der Regel nimmt der Bestellablauf (Ausfüllung Bestellschein bis Bestellung bei der Firma) einschließlich der Postlaufzeiten 5-7 Arbeitstage in Anspruch. Bestellungen sind daher frühzeitig zu veranlassen.
7. Besonders eilige Bestellungen können mit dem Vermerk „eilt“ per Fax an die Materialwirtschaft gefaxt werden (um Doppelbestellungen zu vermeiden: auf keinen Fall zusätzlich per Post).

Bezahlung von Rechnungen aufgrund von Direktbestellungen:

Bestellungen sind grundsätzlich über die Materialwirtschaft abzuwickeln. Sollte aufgrund einer Ausnahmesituation eine Direktbestellung ausgelöst worden sein, ist die Rechnung zusammen mit einer gelben Allonge der IZKF-Geschäftsstelle zuzuleiten.

 

Online – Materialanforderung (GHX)

Die GHX-Plattform ermöglicht Bestellungen direkt über die Online-Bestellplattform. Alle Kliniken und Institute sind an das System angeschlossen und können ihre Bestellungen über die GHX-Plattform abwickeln.

Anlegen eines neuen Benutzers:

Um einen Login für das Bestellsystem GHX zu erhalten, müssen Sie diesen unter Vewendung des Webbenutzerantrages beantragen. Dort wählen Sie den Punkt „GHX (E-Procurement)“ an und füllen die erforderlichen Felder aus. Sie haben die Möglichkeit mehrere Kosten- bzw. Finanzstellen anzulegen. Hinweis: Die Lieferadresse wird aus SAP gezogen und muss daher in SAP hinterlegt sein. Falls dies noch nicht der Fall ist, muss Kontakt mit der Materialwirtschaft des Klinikums aufgenommen werden.

Nach Ausfüllen des Formulars wird der Antrag über den Button „Antrag ausdrucken und abschicken“ automatisch an MIK weitergeleitet. Der ausgedruckte Antrag muss unterschrieben und per Hauspost an MIK geschickt werden. Nach erfolgreicher Einrichtung Ihres Logins erhalten Sie eine Email mit allen notwendigen Informationen.

Änderung und Ergänzung von Kosten- bzw. Finanzstellen:

Möchten Sie andere bzw. neue Finanz- oder Kostenstellen in GHX hinterlegen, ist dies über den Webbenutzerantrag möglich, mit dem Sie auch Ihren Login beantragen. Sie können unter Punkt 1.0 „Änderung“ auswählen und die neuen Finanzstellen im entsprechenden Feld eintragen.

Schulungen:

Im Rahmen des EDV-Schulungsprogrammes des Universitätsklinikums Erlangen werden Schulungen für das Materialwirtschaftssystem GHX angeboten. Die Termine können Sie aus dem aktuellen Programm entnehmen. Auch Kurzeinweisungen vor Ort sind möglich.

Im Handbuch finden Sie alle weiteren Informationen sowie eine Anleitung.

Ansprechpartner GHX

Die Kontaktdaten der Ansprechpartner stehen Ihnen im Mitarbeiterportal zur Verfügung.

• Das IZKF stellt den Teilprojekten für die Projektlaufzeit Wissenschaftler- und Nichtwissenschaftlerstellen in der bewilligten Wertigkeit zur Verfügung. Einsparungen aus nicht oder unterwertig besetzten Stellen fließen ins Zentrum zurück.
• Die Mitarbeiter erhalten einen Vertrag beim Universitätsklinikum Erlangen.
• Überstunden und Bereitschaftsdienste sowie Personalbeschaffungskosten (Anzeigen usw.) können vom IZKF nicht finanziert werden.
• Die Grundeingruppierung der beschäftigten Mitarbeiter darf die bewilligte Stellenwertigkeit nicht überschreiten.
• Änderungen in der Stellennutzung (Teilung von Wissenschaftlerstellen, kostenneutrale Umwidmung von Stellen) bedürfen der Zustimmung des Vorsitzenden des Vorstands.
• Für Erstantragstellerprojekte gilt: Die Einstellung des Personal kann nur bis zum Vertragsende der Projektleitung erfolgen.

 

Urlaub:

• Die Verwaltung der Urlaubskarten erfolgt dezentral vor Ort in der jeweiligen Klinik/ Institut.
• Die Beantragung und Gewährung von Urlaub erfolgt nach den Regelungen der jeweiligen Klinik/ Institut.

Ansprechpartner Personalabteilung

Die Kontaktdaten der Ansprechpartner aus der Personalabteilung stehen Ihnen im Mitarbeiterportal zur Verfügung.

Die Laufzeit von Tandemprojekten ist flexibilisiert, um unterschiedliche Einstellungszeitpunkte auf den bewilligten Stellen zu kompensieren. In der Vergangenheit bestand immer die Notwendigkeit, beide Stellen zum gleichen Zeitpunkt zu besetzen bzw. es gingen Mann-Monate für das Projekt verloren, wenn eine der beiden Stellen erst zeitversetzt besetzt werden konnte.

 

Folgende Regelung hat damit für Tandemprojekte mit mehreren zu besetzenden Stellen Gültigkeit:

Postervorlage

Postergestaltung auf IZKF-Veranstaltungen:

• Hochformat DIN A0 (entspricht 84,1 cm x 118,9 cm)
• Verwendung der Postervorlage der Medizinischen Fakultät (siehe Vorlage)
• englischsprachig

Damit das Logo des Uni-Klinikums wie vorgesehen randlos rechts steht, ist es erforderlich die Ränder des ausgedruckten Posters zu beschneiden. Bitte vergessen Sie nicht, Ihren Druck-Dienstleister darum zu bitten.

Alle Poster, die thematisch der Forschung zuzuordnen sind, müssen auf dem Corporate Design der FAU Erlangen-Nürnberg basieren.

Die gesamte Farbfläche (blau, hellblau oder weiß) der jeweiligen Vorlage steht zur freien Gestaltung zur Verfügung. Innerhalb dieses Bereiches kann die Platzierung von Texten, Grafiken und Bildern ganz nach Bedarf vorgenommen werden.

Weder die Platzierung der beiden Logos (FAU und Uni-Klinikum) noch die Logos selbst dürfen verändert werden. Bezeichnungen und Angaben der Adresse „Universitätsklinikum Erlangen“ und „Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU)“ bleiben auch bei internationalen bzw. englischen Wissenschaftspostern unverändert in deutscher Sprache.

Posterdruck

Die Stabsabteilung Kommunikation bietet einen internen Posterdruck-Service an. Neben Wissenschaftspostern auf Basis der Power-Point Vorlagen können – innerhalb des Erscheinungsbilds – auch frei gestaltete Plakate gedruckt werden.

Akzeptiert werden die Dateiformate PDF, Adobe Illustrator (Texte bitte in Pfade umwandeln) und Adobe Photoshop (bis CS 6). Auch Microsoft-Office-Dateien (PowerPoint) können gedruckt werden. Hierfür muss der Besteller dem Auftrag zusätzlich einen Kontrollausdruck beifügen.

Gedruckt wird auf hochwertigem Seidenmatt-Proofpapier in stabiler Qualität (250 g/qm). Die maximale Druckbreite beträgt 111,8 cm. Im Regelfall liegen die fertigen Poster innerhalb von ein bis zwei Tagen zur Selbstabholung bereit.

Die Bestellung der Printprodukte erfolgt über ELANDI.

Sofern Sie selbst nicht am Universitätsklinikum tätig sind und nicht über eine medads-Kennung/ ggf. einen VPN-Zugang verfügen, ist eine eigene Nutzung von ELANDI nicht möglich. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall die IZKF-Geschäftsstelle zur Erfassung der Bestellung in ELANDI.

Ansprechpartner Posterdruck

Die Kontaktdaten der Ansprechpartner zum Posterdruck stehen Ihnen im Mitarbeiterportal zur Verfügung.

Präsentationsvorlage

Für PowerPoint-Präsentationen steht Ihnen diese Vorlage zur Verfügung.

Das IZKF erstellt kalenderjährlich einen Jahresbericht, der an die Mitglieder des IZKF, den externen Wissenschaftlichen Beirat, das Forschungskollegium und die Kommission für Nachwuchsförderung gesandt wird.

Der Jahresbericht enthält neben einem allgemeinen Teil Berichte aller geförderten wissenschaftlichen Teilvorhaben und Nachwuchsgruppen. Alle Teilprojekte und Nachwuchsgruppen sind daher verpflichtet, jeweils bis zum 15.01. des Folgejahres die jährlichen Fortschrittsberichte in elektronischer Form bei der Geschäftsstelle des IZKF einzureichen. Der Zwischenbericht ist frühestens 6 Monate nach Projektbeginn abzugeben.

Jedes Teilprojekt ist verpflichtet, 6 Wochen nach Projektende einen abschließenden Fortschrittsbericht (Abschlussbericht) zu erstellen. Die Vorlage des Abschlussberichtes unterscheidet sich von der des Jahresberichts. Publikationen, die erst nach Abfassung des Schlussberichtes aus dem Vorhaben entstanden sind, sind in Papierform oder als pdf-File nachzureichen.

Die Anforderungen der Berichte sind den Vorlagedokumenten zu entnehmen.

Übersicht über die Abgabe von Berichten

Abgabe Abschlussbericht: 6 Wochen nach Projektende

Teilprojekte
Berichtsvorlage

Erstantragsteller
Berichtsvorlage

ELAN
Berichtsvorlage

Rotationsprogramm
Berichtsvorlage